Sistema de gestión de documentos para la Facultad de Odontología de la Universidad de Chile¶

• Autor: Javier Mamani
• Profesor: Diego Aracena
• Empresa: Facultad de Odontología de la Universidad de Chile

Resumen del proyecto¶

Contexto
La administración y gestión de recursos digitales administrados de manera tradicional (en físico y usando varios softwares no especializados) conlleva a una mayor pérdida de tiempo y a un posible desorden de estos.
La facultad de Odontología de la Universidad de Chile al manejar grandes cantidades de documentos en papel y poseer múltiples unidades donde se envían y reciben documentos produce la problemática antes mencionada. El proyecto a desarrollar está orientado a resolver la problemática de gestión de documentos de la facultad.

Problema
La Facultad de Odontología de la Universidad de Chile maneja grandes cantidades de documentos en papel, sin un tratamiento uniforme e integrado de éstos, lo que implica que no hay claridad de la forma en que se archivan ni quiénes son los encargados de mantener los registros. La gestión de documentos digital es optativa para las distintas unidades que componen la Facultad (Escuelas, Departamentos y Direcciones, y sus respectivas áreas), sin que haya una política de cómo almacenar y gestionar los documentos digitales. Lo anterior, debido a que la gestión de los documentos se hace de manera tradicional, no hay un sistema de gestión documental informático. Esto produce poca eficiencia en la comunicación entre las unidades, desconocimiento de dónde se encuentra la información y falta de acceso a ella por parte de los distintos miembros de la comunidad, así como gasto de excesivo tiempo y falta de organización de los documentos.
Solución
El objetivo del presente proyecto es efectuar un sistema de gestión de documentos con los que se trabaja en las distintas unidades de la Facultad de Odontología de la Universidad de Chile (Escuelas, Direcciones y Departamentos), con el objetivo de apoyar la política de cero papel del Estado y de la actual autoridad de la Facultad, mejorando así los tiempos en la administración de estos documentos, como también teniendo un repositorio organizado con los documentos. El sistema permitirá trabajar a los usuarios de distinta manera dependiendo del tipo de usuario que sea (Decana, Directores, Secretarias, Académicos y funcionarios).